Datenschutzordnung des Reiterverein Esingen und Umgegend von 1925 e.V.
Präambel
Der Reiterverein Esingen und Umgegend von 1925 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Allgemeines: Der RV Esingen verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, TeilnehmerInnen des Reit- und Turniersports sowie von Lehrgangsangeboten. Die Vorstandsmitglieder und Trainer verarbeiten diese sowohl automatisiert in EDV-Programmen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder: Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der RV Esingen folgende Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, Jahresturnierlizenz falls beantragt.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten anonymisiert an diese weitergeleitet.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit: Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen und Turnieren, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der Beisitzer mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im RV Esingen: Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftwart und dem Kassenwart zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen: Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern und Trainern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
2. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
Kommunikation per E-Mail: Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
Verpflichtung auf Vertraulichkeit: alle Vorstandsmitglieder und Trainer im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Datenschutzbeauftragter: Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten: Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand vorgenommen werden. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung: Die Vorstandsmitglieder dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
Inkrafttreten: Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.